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駐在員管理ツール「AGAVE」導入事例

- 企業担当者の声 -

 

人事のトータルソリューションを提供するパソナでは、主力サービスのひとつである駐在員管理業務のアウトソーシングサービスに付加価値を付けるため、駐在員管理ツール「AGAVE(アガベ)」の企業向け導入・運用サービスを開始しました。実際にAGAVEをお使い頂いている企業様としてAsahi Kasei America, Inc.様に同サービス導入についてお話を伺いました。

Asahi Kasei

毎月の給与計算にかける時間が約半分に。
導入メリットが非常に大きい。

Asahi Kasei America, Inc.
事業内容 : 旭化成製品全般の米国顧客向け販売、新規技術調査、並びにグループ企業の米国進出支援活動、および旭化成北米現地法人へのアドミサービスの提供

現在AGAVEをご使用頂いている駐在員数について教えて頂けますか?

ご担当者様A 米国では60名弱の駐在員がAGAVEを使用しています。

AGAVE導入の背景と課題についてお聞かせ頂けますか?

ご担当者様B 元々は日本本社主導の施策でした。当社は多数の海外子会社を有していますが、国により税法が異なるため、これまで駐在員管理業務は国別に行っていました。しかしながらその運用方法が故にCentralizeしたデータが蓄積されていなかったことが課題としてあったため、システムで一元管理し、グループ駐在員の現地所得申告業務におけるコンプライアンスの強化を図るという目的のもと導入に至りました。
米国ではコンプライアンス重視に加え、これまでマニュアル管理になっていたデータ管理の効率化を図りたいと考えており、AGAVE導入の決断を致しました。

導入にあたり、他のシステムをご検討された背景はございますか?

ご担当者様B 米国では以前から管理業務をオンライン化したいという思いがあり、実際に他社様よりご提案を頂いたことがありましたが、スクラッチで構築が必要なシステムであったため、導入には至りませんでした。AGAVEについては本社主導ではありましたが、予算的にも、ある程度パッケージ化されているという点からも非常に魅力的なツールだと感じました。

AGAVEを導入頂き、どのようなメリットを感じられましたか?

ご担当者様A ユーザー側(駐在員)と管理者側のそれぞれの視点にてメリットがあると考えています。まずユーザー側ですが、以前は毎月エクセルシートに会社へ費用申請したいフリンジベネフィット項目と金額を打ち込み、それを出力し、サインをし、PDF化し、必要な領収書及びレシートをスキャンした上で、Emailにて給与担当者に送っておりました。AGAVE導入後はそれらがすべてオンライン上での処理になり、以前のような手間が省け、利便性が大幅に向上しました。実際に多数の駐在員からそのような声を聞いています。

ご担当者様B 管理者側ですが、これまでは各駐在員からEmailで受け取っていた添付書類を印刷して内容を確認し、マニュアルでエクセルに情報を転記するという作業を行っていました。AGAVE導入により、すべてがオンライン化されることでペーパーレス化が実現したことが大きなメリットのひとつです。また、多くの申請、大きめのAttachmentがあった場合でも画面がフリーズすることもなく、ストレスを感じず業務が遂行できております。申請者によっては過去に自分が申請した内容を忘れてしまい、その都度本人、管理者側で過去の書類(ハードコピー)を探し、確認していましたが、AGAVEであれば過去の申請一覧を閲覧できますので、双方に取って効率化が図れました。データが一ヶ所に蓄積されるので、これまでは年末調整時に過去のエクセルを開いて情報を纏めていた作業も大幅に軽減されるのではないかと思っています。
パソナのご担当者の方々のレスポンスが大変早く、コミュニケーションを密に取って頂き、手厚いサポート体制を敷いて頂いているので、大変有難く感じております。

様々なメリットを挙げて頂きましたが、導入して最も良かったと思われる点はどのようなことでしょうか?

ご担当者様B 毎月の給与計算にかける時間が約半分に減ったところです。私は出張が多いため、これまでは出張のタイミングを外して業務を行う必要がありましたが、AGAVEであればインターネット環境さえあれば作業が可能なので、グンと効率が上がりました。工数としては2日間かかっていたものが1日になったイメージです。まとまった時間をどうにか確保し、承認漏れがないか、何度も確認作業を繰り返していた毎月の処理が、AGAVE導入後は、仕事の合間に少しずつ承認作業を進めても、自分がどこまで手続きをしたのか承認ステイタスを確認すれば一目瞭然になりました。そして、承認済み費用のとりまとめも1-clickでできるようになったので、何よりも「さぁやるぞ」という心の負担が軽減されたのが大きいですね(笑)。

在米日系企業様へのメッセージがあればお願いいたします。

導入のメリットが非常に大きいため、我々としては導入して本当に良かったと感じています。
新しいものを導入するというのは重い腰を上げるという印象がありますが、AGAVE導入については一度もそういった思いをしたことはないので、他社様にもぜひお薦めできるツールだと思っています。

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