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業務効率化~5つのEXCELテクニック

(2016年11月9日の発行記事です)
決算報告・連結決算報告・監査対応・経営分析など経理部ではEXCELを活用する機会が多くあります。
今号では経理編として『業務効率化~5つのEXCELテクニック』をご紹介します。

(1) ショートカット

ショートカットを駆使することで仕事のスピードは格段にアップします。
例えば、COPYを行いたい場合、マニュアルの作業工程は「右クリック+COPYを選択」と2工程掛かりますが、ショートカットを使用すれば「Ctrl C」を押すだけの1工程です。私は毎月2つ新しいショートカットを使いこなす事を目標としていました。半年で12個の新たなショートカットをマスターでき、他のショートカットと組み合わせることでお仕事のスピードは格段にUPしました。今回は経理部が良く使用するショートカット12選を紹介します。

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(2) VLOOKUP関数

関数は仕事の効率化には欠かせない機能です。数ある関数の中でも経理が良く使用する関数としてVLOOKUPを紹介させて頂きます。VLOOKUPとは簡単に説明すると「指定した範囲の中から条件に一致したデータを探し出して表示してくれる関数」です。例えば、決算報告書作成の際、会計システムから抽出したデータを手作業で転記していませんか?VLOOKUPを使用すれば勝手に数字を選択したデータから拾ってきてくれるので、間違いも無く短時間で作業を完了する事ができます。
下記Microsoft社のウェブサイトにてVLOOKUPの使い方が紹介されています。
https://support.office.com/en-us/article/VLOOKUP-function-0bbc8083-26fe-4963-8ab8-93a18ad188a1

(3) SUMIF・SUMIFS関数

続いても経理でよく使用する関数の紹介です。数値の集計は経理にとって頻度の高い作業だと思います。SUMIFとは、「検索条件に一致したセルの値の合計を計算してくれる関数」です。例えば、6ヶ月の売上げデータの中から商品Aの総売上高を知りたい場合、皆様はどのように作業しますか?フィルターを使用しますか?SUMIFを使用すれば膨大なデータから商品別合計など簡単に行えます。
SUMIFSはSUMIFの応用編です。SUMIFは条件が1つですが、SUMIFSは「複数条件の合計値を計算してくれる関数」です。例えば「CA支店」で売れた「商品A」の合計値といったように複数条件を指定できます。
下記Microsoft社のウェブサイトにてSUMIF・SUMIFSの使い方が紹介されております。
https://support.office.com/en-us/article/SUMIF-function-169b8c99-c05c-4483-a712-1697a653039b?ui=en-US&rs=en-US&ad=US
https://support.office.com/en-us/article/SUMIFS-function-c9e748f5-7ea7-455d-9406-611cebce642b

(4) PIVOT TABLE

EXCELには関数以外にも分析・集計機能はあります。PIVOT TABLEとは、「EXCELの表計算ソフトで、リスト形式のデータから特定の数値の分析集計を行える機能」です。複数の関数を使用する必要がなく、分析集計したい内容を選択するのみで簡単に表を作成できます。
下記Microsoft社のウェブサイトにてPIVOT TABLEの使い方が紹介されています。
https://support.office.com/en-us/article/Create-a-PivotTable-to-analyze-worksheet-data-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576

(5) 穴あきデータを埋める

PIVOT TABLEを使用したいのに元データが穴あきなのでPIVOT TABLE機能が使えない。Ctrl + Dを使用して上のセルと同じデータを入力したとしても、データ数が多い場合は非常に時間が掛かってしまいます。そんな時、一括で上のセルと同じデータを入力できる方法を紹介致します。

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1. 範囲を選択して、Ctrl+Gを押し、[Special]をクリックします。

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2. [Blanks]をクリックして、[OK]をクリックします。

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3. 空白セルを選択した状態になるので、「=」「↑」を押します。(上のセルを指定する数式が入ります。)

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4. Ctrl+Enterを押します。

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いかがでしたでしょうか?仕事の効率化を図りたいが何をして良いのかわからなという場合、まずは今回ご紹介させて頂きました5テクニックをマスターされてみてはいかがでしょうか?


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本ニュースレターの内容は、米国人材・人事・経理・給与に関する一般的な情報の提供のみを目的とするもので、法的助言を目的としたものではありません。 法的行動を起こされる際には、必ず専門の弁護士にご相談下さい。

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