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Form 1099の対策

(2016年1月27日の発行記事です)
皆さん、明けましておめでとうございます。昨年は当社にとりましては創業30年の記念すべき年となり、ニューヨーク及びロスアンゼルスにて記念式典を開催させていただく事が出来ました。この場をお借りして皆様に御礼を申し上げます。

さて、2015年12月末にて年度決算を迎えられた皆様も、ようやく年度決算が終わり一息をつかれている頃かと思いますが、Form 1099の締切が迫っておりますので、リマインダーも兼ねて今回の号では以前にもご紹介しましたForm 1099に関する対策、及び2015年1月より変更がございましたW-8BENのご紹介を致します。

Form 1099の対策

Form 1099とは主に個人で活動する事業主、及び弁護士などに発行するフォームで課税当該年度中に企業がサービスを受けた対価として受益者へ支払った総額を報告する申請書です。これをサービス提供者、及びIRSへ提出する事により、IRSによって所得の整合性を管理することが可能になるのです。Form 1099にはForm 1099-MISCの他にも、配当金を還元した際のForm 1099-DIVや利息を支払った場合のForm 1099-INTなどいくつかの種類がございます。また、Formの種類や該当する項目によっても発行する基準となる支払総額も変わりますのでご注意が必要となります。

Formの種類及び該当金額については下記のURLよりInstructionを開いて頂き24ページに記載されております。
https://www.irs.gov/pub/irs-prior/i1099gi--2015.pdf

Form 1099を作成するにあたり必要な情報元となる資料が、支払い先より入手しているForm W-9です。W-9には当該企業名、事業形態、納税者番号などが記載されており、このフォームによって支払い先がForm 1099の対象か否かの判断をします。

多くの企業では基本的に新規の支払い先全てに初回の支払い前にW-9 の提出を依頼しております。しかしながら、中には個人事業主や弁護士事務所など会社名だけでForm 1099の申告対象者と判断出来る受益者にのみW-9の提出を依頼されている企業も見受けられます。支払い先の中には会社名だけではForm 1099の対象となる事業形態なのかの判断が付きにくい企業もございますので、できるだけ全ての新規の支払い先にW-9の提出依頼をされることをお勧め致します。

また、支払い先の会社名や住所に変更があった場合は、経理システム上で変更点を変えるだけでなく同時にW-9の再提出を依頼するようにしましょう。W-9のFormも基本的には毎年更新されますので、新しい年を迎えた際はW-9の再提出を依頼する事が最善だと言えるでしょう。

W-9を入手したらForm 1099の対象か否かを確認し、申告対象者のW-9はForm 1099の項目ごとにまとめて管理しておくと、Form 1099の作成時に再度確認する手間を省くことが可能になります。

既に使用されている方も多いかと思いますが、QuickBooksやSageの経理システム、及びSAPやOracleと言ったERPシステムではVender登録の画面にてFederal Tax ID Number("TIN")の登録も可能ですし、Form 1099該当Venderか否かの登録、また、Form 1099の種類や支払いの勘定まで登録ができるようになっております。このような機能でForm 1099該当Venderを管理することにより、申請資料を作成する際は、システムよりレポートを抽出し支払内容の照合、及び調整のみで申請金額の確定も容易に出来るようになります。

Form 1099をVenderとIRSへ提出後、しばらくするとIRSよりNotice (通知) が送付されてくることがあります。多くの場合、申請資料に誤りがあるとの通知で、Vender名とTINが一致していないなどの内容となっております。この場合、まずVenderへ連絡しW-9の再提出を依頼し、IRSへ申請したVender名とTINが再提出されたW-9と一致しているかを確認して下さい。個人事業主の場合など、W-9へ記載している会社名と納税者名が違うこともありますので、納税者名を確認するようにしましょう。申請内容が新たに入手したW-9と一致している場合はVenderへIRSからの通知を送付し、W-9に記載されているTINに誤りがないかなど直接確認して頂くのも一つの方法かと言えるでしょう。通知にも記載されておりますが、最悪の場合には当該者への次回の支払い額より源泉徴収をしなければいけない事もあります。VenderとIRSとの板挟みを避けるためにも、申請内容が一致している際はIRSへ連絡し、申請に間違いが無い旨を伝え、通知内容を再度確認するのもひとつの手段でしょう。

下記が2015年度の期日となっております。
Vender: Form 1099: 2/1/2016
IRS: Form 1099 & 1096: 2/29/2016, E-Filing: 3/31/2016

W-8BENについて

W-8BENとは、米国の源泉徴収における受益者の海外在住の証明書であり、企業は米国内の支払い先にW-9の提出を求めるのと同じように、海外の支払い先にはW-8BENの提出を求める必要がございます。受益者(米国における非居住者)は当該フォームを提出することにより、租税条約に基づき、米国での源泉税率の軽減又は免除などの恩恵を受けるというものです。

皆様の会社で日本本社へRoyaltyなどをお支払いの場合ですと、馴染みのある方も多いかと存じます。このW-8BENが2015年1月より個人と法人などの事業体によって提出してもらうフォームが変更しております。

2015年1月以降も個人については引続きW-8BENとなりますが、法人等の受益者はW-8BEN-Eの提出へと変更になりました。また、NPO法人など事業形態によっても提出するフォームが変わっておりますのでご注意下さいませ。

下記のリンク先より上記のフォームが入手できます。
個人:W-8BEN: http://www.irs.gov/pub/irs-prior/fw8ben--2014.pdf
法人:W-8BEN-E: http://www.irs.gov/pub/irs-prior/fw8bene--2014.pdf

Form 1099の締切が間近となっておりますが、今回取り上げました内容が最終確認の際にお役に立てましたら幸いでございます。


【免責事項】
本ニュースレターの内容は、米国人材・人事・経理・給与に関する一般的な情報の提供のみを目的とするもので、法的助言を目的としたものではありません。 法的行動を起こされる際には、必ず専門の弁護士にご相談下さい。

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