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経費精算システムの活用

(2015年9月9日の発行記事です)
今回は、経費精算システムの活用についてご紹介させていただきます。

まだまだ多くの企業で紙やExcelベースのワークフローで経費精算を処理しており、その業務効率についてご相談いただくケースがよくあります。その課題をまとめると下記の点があげられます。

経理部の課題
1. 申請者の経費申請が期限に間に合わない
2. 承認者の経費承認が期限に間に合わない
3. 経費科目の選択が間違えている
4. 経費精算ポリシーに準拠しない形での経費申請・承認がされている
5. 領収書の照合・追跡に時間がかかる

申請者・承認者の課題
1. 経費精算入力に手間がかかる
2. 領収書の整理に手間がかかる
3. パソコン・スキャナーがある環境でないと経費申請・承認できない
4. 提出した経費精算が承認フロー上のどこにあるか分からない

経費精算システムを導入することにより、上記の課題を解決し経理部・申請者・承認者の業務効率を向上させるにとどまらず、ガバナンス強化やデータ可視化によるコスト削減といった付加価値を生む効果が期待できると言われています。

今回は、全世界で30,000社、150ヶ国におよび、Fortune 500の61%以上の企業が採用しているConcur Technology社のクラウド型経費精算システム「Concur Travel & Expense」の機能・導入効果を例にとってご説明します。

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経費精算のシステム化による業務効率の向上

※下記、括弧内は効果の対象者を示しています。

■ マニュアル入力の削減(申請者)
経費精算システムが備える入力支援機能には、クレジットカード利用明細のインポート、出張実績の自動連動、住所入力によるマイレージの自動計算などがあります。また、Excelの経費精算書に比べ、入力作業が感覚的に行えるようなユーザインターフェイスが用意されていたり、入力必須項目のチェック機能が付随している等、入力・確認作業が非常に容易に行える形になっています。

  

■ モバイルディバイスの活用(申請者)
出張先や外出先から帰社した後には、他にたまった仕事に集中したいものです。財布にたまった領収書をひとつひとつ整理しながらスキャンをし、経費精算作業を行うことはひと手間かかりますので、どうしても後回しになってしまうことがあるかと思います。経費精算システムを利用すると、その一環として準備されたモバイルアプリのカメラ機能を使用して出張先・外出先で領収書を撮影し、経費精算システムに予め自動アップロードしておくことが可能です。

■ 会計システムへのデータ連携機能(経理部)
経費精算システムでは会計システムへのデータ連携機能を備えています。Excelや紙で提出された経費精算データを再度会計システムにマニュアル入力する手間がないため、経理部の作業工数が削減されます。

経費精算のシステム化がもたらす付加価値 ~ ガバナンス強化

■ 旅費・経費精算規定の自動チェック(申請者・承認者・経理部)
日本CFO協会によると、旅費・経費精算規定に対する理解度について以下の調査結果となっています。

• 旅費・経費精算規定に対する従業員の理解
8% 全員が理解している
49% ほぼ全員が理解している
39% 一部に理解していない従業員がいる
4% 多くの従業員が理解していない

• 管理職による承認は旅費・経費精算規定違反のチェックポイントとして機能しているか
10% 機能している
49% ほぼ機能している
39% あまり機能していない
2% まったく機能していない

• 単純な経費規定違反のチェックが経理部門の負担になっているか
8% 大きな負担になっている
47% 負担になっている
40% あまり負担になっていない
5% まったく負担になっていない

• 経費精算の仕組みにおける規定違反の検知
9% すべての規定違反に対して検知できる
50% 一部の規定違反に対して検知できる
41% 規定違反は検知できない

本来、単純な規定のチェック(不正・誤謬の防止)は申請者・承認者の現場レベルに委ねられるべきものであり、経理部門のきめ細かい過剰サービス(場合によってはデータ修正まで行ってくれる)に甘えることにより、経理部門の負担を無駄に増やしていることになります。

経費精算システムには、日当の金額や一人当たりの交際費上限、飛行機・ホテルの上限額など、旅費・経費精算規定に決められた内容をシステムに予め設定しておくことにより、規定違反の入力がされた際に申請者に警告したり、承認者の承認時・経理部の監査時に自動通知をする機能が備わっています。 これにより、従業員・承認者の旅費・経費精算規定に対する理解を深めるとともに、不正・誤謬につながる経費申請を、経理部の手間をかけることなく軽減することが可能となっています。

■ 承認プロセスの自動化(申請者・承認者・経理部)
Excelや紙ベースの経費申請の場合、メールにアクセスがある環境、ひいては、会社に赴かなければ経費承認ができないため、承認者に出張・外出が多い場合、どうしても承認プロセスに遅れが出たり、承認プロセスがどこで滞っているのかを確認しようにも手間がかかってしまう場合があります。

経費精算システムでは、承認ワークフローを定義することができ、進捗状況が可視化されます。また、モバイルアプリでの承認も可能なため、承認プロセスを滞らせることなく、経費の計上から支払いまでを負荷なくオンタイムに遂行することが可能となります。

経費精算のシステム化がもたらす付加価値 ~ コスト削減

■ データ可視化によるコスト削減(経営層)
経費精算システムには、経費分析のためのビジネスインテリジェントツールが備わっています。利用形態別、利用目的別、個人別などのメッシュを組み合わせて経費使用状況を管理することにより、販管費が予算通りに、目的に即して使用されているのかを考慮しながら経費を管理することができるようになります。

経費精算システムのコスト

今号でご紹介させていただいたConcur Technology社の経費精算システム「Concur Travel & Expense」ですが、中小企業向けのStandard Editionの月間使用料は9~12ドル前後/ユーザとなっております(ユーザ数により価格が変動します)。

経理部・申請者・承認者の業務効率向上というメリットや、ガバナンス強化やデータ可視化によるコスト削減といった付加価値も考慮し、経費精算システムの導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。


【免責事項】
本ニュースレターの内容は、米国人材・人事・経理・給与に関する一般的な情報の提供のみを目的とするもので、法的助言を目的としたものではありません。 法的行動を起こされる際には、必ず専門の弁護士にご相談下さい。

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