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Company Carの取り扱い

(2015年7月22日の発行記事です)
今回は、給与編として給与上のCompany Carのビジネス使用と個人的使用の取り扱いについてご案内させて頂きます。

多くの企業が従業員の皆様へCompany Carを提供されているかと思います。基本的にCompany Carをビジネス目的で使用した場合は、Working Condition Fringe Benefitとなり、従業員の個人所得の観点では非課税対象となります。その他、通常めったに発生せず短期間個人が使用する場合(De Minimis Fringe Benefit)、パトカーやスクールバスのように車両がビジネスのために特別にDesign されており、個人的に使用されそうにない車両を使用している場合(Qualified Non-personal Use Vehicles)、試用運転でSales PersonがDealershipの範囲内で車両を使用する(Demonstrator Cars)などの場合は非課税とみなされます。

ただ、多くの場合、従業員はビジネスのみではなく通勤や個人的な目的のためにCompany Carを使用します。従業員が通勤や個人的な目的のために使用した分はTaxable Fringe Benefitとみなされ、個人所得の上で連邦や州の所得税、社会保険税、雇用保険税等の課税対象となります。雇用主は従業員が個人的に使用した分をその従業員のGross Salaryに含め、源泉徴収をする責任があります。または、個人使用分の時価の算出方法でAnnual Lease Valueを使用する場合は、従業員がビジネスで使用した分と個人的な目的のために使用したすべての Fringe Benefitの時価全額をGross Salaryに含め、従業員が確定申告時にビジネス使用の分をItemized Deductionとして控除することもできます。

通勤や個人的な目的で使用した場合のValuationの方法

General Valuation Method
基本的には、従業員が通勤や個人的な目的で使用した場合、雇用主は、Taxable Fringe Benefitの時価を課税所得としてGross Salaryに含まなければなりません。Fringe Benefitの時価とは同時期、同地域の同じまたは同等の車両のリース代を時価とみなすことです。この方法をGeneral Valuation Methodといいます。従業員が車両をビジネスでも使用し、また通勤や個人目的でも使用した場合は、個人使用の分の走行距離数を出し、その時価を算出しGross Salaryに含めます。個人目的で使用した際のFringe Benefitの時価の算出方法は、通常はこのGeneral Valuation Methodを使用することになります。ただし、いくつかの条件を満たす場合は下記のようなSpecial Valuation Methodsのいずれかを使用することもできます。

Cents-Per-Mile Rule
Cents-Per-Mile Ruleとは個人使用マイル数にIRS’s Standard Business Mileage Rate($0.575/per mile)を乗じて課税対象所得を算出する方法です。このルールを使用するためには、従業員が常時車両を使用していなければなりません。また、総走行距離の50%以上がビジネスに使用されていること、通勤等の個人使用も含めて少なくとも年間10,000マイルを使用し従業員が主な使用者であることなどの条件を満たしている必要があります。

Commuting Rule
Commuting Ruleは片道$1.50、往復$3.00を走行距離に乗じることで課税対象所得を算出する方法です。Commuting Ruleを使用するには、雇用主は従業員が通勤かDe Minimis Personal Use以外に個人的な目的での使用を禁止する書面でのポリシーを持っている必要があります。従業員がその規則を破った場合はCommuting Ruleを使用することはできません。また、職場までの送迎で会社が提供した車両を使用する場合は、毎就労日に少なくとも3人の従業員を送迎しなければならないという条件もあります。その他にも様々な条件があり、このRuleを使用するためにはそれらのすべての条件を満たす必要があります。

Annual Lease Value
Annual Lease Valueは、まず、該当の車両を従業員が個人目的で使用できるようになった時の時価をもとに、IRS Annual Lease Value Tableより車両の時価を決定します。そして従業員が使用したすべての走行距離より個人的に使用した距離の割合を出し、それをPublication 15-BのTableに記載されているAnnual Lease Valueを乗じて課税対象所得を算出します。Annual Lease Valueには燃料費は含まれていませんので、雇用主は別途実質の燃料費か、IRSが承認しているRate($0.055/per mile)を使用して燃料費の課税対象所得を算出し、Gross Salaryに含めなければなりません。

従業員がCompany Carを使用した際は運転した走行距離、時間、使用場所、出張の目的などを立証する責任があります。最も良いのは、従業員が車両を使用した際はいつでも書類に記録することです。IRSによると、いかなる場合もビジネス使用と立証されていない使用分は個人的使用とみなされるとのことです。

上記のようにビジネスのためのCompany Carの使用は個人所得税の観点より非課税となりますが、通勤や個人的使用は課税所得とみなされ、雇用主はそのFringe Benefitの時価を算出し、それをGross Salaryに含め源泉徴収をする義務が発生します。また、通勤や個人的使用の課税対象所得算出方法には様々な方法がございます。どの方法が最も適しているかは、使用の目的や状況、ビジネスを含めた総走行距離に対する個人使用分の比率、車両の時価など、多くの要因により異なります。また、Special Valuation Methodsを適用するには上記に記載したもの以外にも様々な条件がございますので、詳細はPublication 15-Bにてご確認ください。

参考:  http://www.irs.gov/publications/p15b/index.html


【免責事項】
本ニュースレターの内容は、米国人材・人事・経理・給与に関する一般的な情報の提供のみを目的とするもので、法的助言を目的としたものではありません。 法的行動を起こされる際には、必ず専門の弁護士にご相談下さい。

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