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簡単経理手順

(2015年6月17日の発行記事です)
今回は、経理編として『簡単経理手順』についてご案内します。

財務諸表は、会社の経営状態を表す大切な指標の一部です。その目的は、外部目的(外部に対し開示し投資を得る、税金を支払う)や内部目的(結果を確認し今後の経営戦略を立てる)と様々な場面で使用されます。その為、財務諸表の数字は正確であり、その工程は効率的である必要があります。財務諸表作成と言われると、経理部だけのお話だと思いがちです。しかし、財務諸表作成までの工程を考えてみると、財務諸表ができるまでには会社で働く全ての方が関わっている事がよくわかります。財務諸表の数字をより正確に、財務諸表作成をより効率的にするために、今回は経理手順を簡単にステップごとにご紹介します。

【ステップ1 : 集める】
ステップ1 : 「集める」は、支払い・売上げデータを集める事で、日々の事業活動と連動しています。例えば、立替払いしたレシートを集める、取引先からの請求書を集める、売上げのデータを記録しておくなどです。「集める」は最初のステップであり、財務諸表の元データとなる最も重要なステップです。事業活動に伴い全ての従業員が関わりますので、忘れてしまう事を防ぐ為にも毎日「集める」を行うことをお勧めします。また、ステップ2「記録する」の為に、支払い・売上げ内容が記されていると効率化されます。一見面倒そうに思えますが、後ほど経理部から支払い内容の問い合わせを受け、過去の資料を引っ張り出し確認するよりも効率的です。また、経理部の時間短縮にも繋がります。「集める」を疎かにすると、決算の整合性、効率化が損なわれ、後々のステップへ悪影響を与えます。

【ステップ2 : 記録する ・ 支払う/入金する】
ステップ2 : 「記録する」は、ステップ1 : 「集める」で収集されたデータを会計システムへ入力する作業です。多くの企業の場合、経理部(経理担当者)が行っています。記帳の頻度は会社の規模にもよりますが、毎日から毎週行います。その後、「記録」されたデータの支払い(小切手発行、電子送金)/入金処理(小切手換金、入金情報をシステムへ反映)を纏めて週に1度から2週間に1度程度行います。  

【ステップ3 : 確認する】
経理部では定期的に月次決算を行います。月次決算が完了すると財務諸表ができあがります。各部署では毎月の業績を把握し、今後のビジネスプランを計画していきます。ステップ3 : 「確認する」は最低でも月に1度は行う事をお勧め致します。毎月の確認を怠り、「年度末決算の結果が出てみたら大赤字だった」「経費を使いすぎていた」など1年後に気が付いた時には手遅れの場合があります。ビジネスによっては毎月の業績確認ではなく、毎日又は毎週の業績確認を行う事で、迅速な問題解決や業績確認を可能とします。クラウド対応の経理システムを使用する事で、日々の業績確認が可能です。経理部へデータ送付依頼をし、業績確認に時間が掛かっている方もいるのではないでしょうか?経理部に依頼せず、ご自身で必要なデータを確認する事が可能であれば、迅速な業績確認と経理部の時間削減にも繋がります。

【ステップ4 : 報告する】
ステップ4 : 「報告する」は、税務申告・連結決算・本社への報告に関する資料の提出と報告です。こちらは経理部で取りまとめて会計事務所や本社へ提出します。ステップ3までの日々の業務が正確に行われていれば、報告資料の作成に慌てる事もありません。

『簡単経理手順』と致しまして、経理手順を4つのステップに分け簡単にご説明しました。経営者であっても経理にあまり関わりがない方も多いのではないかと思います。上記でも述べた通り、経理データは業績の確認分析には欠かせない情報です。また、そのデータ元は各従業員であり、実は多くの方が関わっています。「集める」はピラミッドの土台であり重要な工程です。
本号が経理手順の理解と業務効率化にお役立ち頂けますと幸いです。


【免責事項】
本ニュースレターの内容は、米国人材・人事・経理・給与に関する一般的な情報の提供のみを目的とするもので、法的助言を目的としたものではありません。 法的行動を起こされる際には、必ず専門の弁護士にご相談下さい。

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