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給与業務見直しのポイント

(2014年7月24日の発行記事です)
今回は、給与編として給与関連情報についてご案内します。

皆様もご承知の通り、給与情報はとても機密性が高く、誰でも行える業務というわけではありません。会社の中のごく一部の担当者が毎回給与処理を行い、各従業員への支払いを行っています。そういった意味で給与処理業務は会社の中でとても重要な業務と言えるでしょう。

また社内で給与を取り扱う担当者が限られているため給与業務フローを含め、実際にどうやって給与処理が進められているのかを把握している方がとても少なく、さらに他の会社がどのような方法で給与処理を行っているのかを知る機会はほとんどありません。

お客様とお話をしていると他の会社がどのように給与処理を行っているのか、といった質問をよく受けます。使用しているシステム、タイムシートの管理の仕方や、業務フローはそれぞれの会社によって実にさまざまです。今回はその中でいくつか、よくお客様に提案させていただく「業務見直しのポイント」をご紹介いたします。

1.給与システムのアップグレード/ダウングレード

ITは日々進化しています。同じシステムを長い間使用し続けている場合、システムや、そのバージョンが古くなっていることがあります。しかし長い間システムを使用していると「慣れている」ということで、そのままずっと同じシステムを使用し続けている会社も少なくありません。しかしシステムや、バージョンが古いと機能に柔軟性がなく、必要以上のマニュアル作業が発生していることもあります。バージョンが新しく変わると、その機能に慣れるまでに少し時間がかかり、はじめは「使いづらさ」を感じることもあるかもしれませんがこれまでマニュアルで行っていた作業がシステム化され、よりスムーズな業務の遂行が期待できるでしょう。

しかし反対に新しいシステム(バージョン)を購入したものの、実際に使用していない機能が多くある、ということがよくあります。折角最新のシステムを導入しても、限られた機能しか使用していないとなると、必要以上のコストがかかってしまいます。 したがって一度実際の請求書を確認し、購入しているサービスが妥当かを確認してみるとよいでしょう。

2.給与処理そのものの見直し

昔は従業員が数名だけだったのに、今では30人にも、40人にも増えた、という会社は多くあります。従業員が数名だったときには給与処理にもそこまで多くの時間を費やすことは無かったでしょう。しかし従業員が増えたにも関わらず、ずっと一緒のやり方で給与処理を行っている会社も少なくありません。代表的な例をあげると、タイムシートの確認やマニュアル計算です。どれくらいタイムシートの計算が複雑かにもよりますが、人数や、支払い頻度が多ければ多いほど担当者の負担が大きくなります。冒頭でも述べた通り、他の会社がどのように給与処理をしているかが見えないため、「この方法が普通だろう」と思い込みがちですが現在使用しているタイムシートを集計しやすいように改良したり、従業員の人数が増えてきた場合はタイムシートの管理をシステムで行うことによりマニュアル作業が少なくなり、業務負担を軽減することができます。

3.給与関連フォームの見直し

新しい従業員を採用した時、従業員が退職する時、または給与やその他の給与情報に変更がある時などは、できる限り給与処理に必要な情報をフォームに纏めるとよいでしょう。各部署や、マネージャーから集める情報をひとつのフォームに纏めておくと、その時々に必要な情報が明確となり、双方の確認作業が減るのでやり取りや連絡事項が少なくなり、とてもラクになります。また新しい従業員からの提出が必要な情報(W-4やDirect Deposit Enrollment Formなど)をあらかじめパッケージ化し、すぐにお渡しできる(送付できる)ようにしておくと便利です。フォームを統一することにより情報の管理がしやすくなるというメリットもあります。

給与業務は定期的に繰り返し行われる上、どんな状況下でも常に途切れることなく行われなければいけない業務です。だからこそ、必要に応じて新しいシステムの導入を検討したり、業務フローを簡素化するなど、可能な限り業務負担の少ないフローを構築すべきでしょう。

今年も早いもので1年の半分が過ぎました。
年末年始の繁忙期を万全な体制で迎えられるよう、今のうちに一度業務内容を見直しておきましょう。


【免責事項】
本ニュースレターの内容は、米国人材・人事・経理・給与に関する一般的な情報の提供のみを目的とするもので、法的助言を目的としたものではありません。 法的行動を起こされる際には、必ず専門の弁護士にご相談下さい。

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