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給与会社を使用するメリット

(2014年5月14日発行記事です)

給与会社を使用するメリット

従業員(Employee)を雇っていればどこの企業でも必ず発生するのが「給与」ですが、日々企業訪問をしていると様々な方法で給与処理がされていることに気づきます。
その中で今回は給与会社を使用するメリットについてご紹介したいと思います。

給与会社を使用するメリットとは?

1.より正確に給与業務が行える
給与業務にもっとも求められるのが正確性ですが、社内で給与計算を行うとマニュアル作業となってしまうため、意図していなくても間違いが起こる可能性があります。従業員は当然ながら自分の行った業務に対する正しい額の給与をもらう権利があるので、給与支給日に給与が支払われなかったり、給与を正しく支払うことができないと、会社への不信感へもつながりかねません。給与会社を使用することによりシステムで自動計算させることができマニュアル作業がなくなるため、より正確に給与処理を行うことができるというメリットがあります。

2.税金のアップデートが自動的に行われる
連邦や、州、ローカル、カウンティ等の税金のレートは頻繁に変更になり、またその変更は突然行われることが多く、社内にて給与計算を行っている場合、そういった変更に気がつかなかったり、正しく変更が行われていないために、後々連邦や州から通知を受け取るということが起こる可能性があります。
さらに従業員が次の年に確定申告を行った際に本来控除すべき金額を控除しておらず、追徴金が発生する等の危険性もあります。給与会社を使用した場合、こうした税金や法律の変更に対応してくれるため安心です。

3.連邦、州などへの納税や報告を行ってくれる
社内にて給与処理を行っていると税金の計算はもちろん、納税や四半期ごとの報告も社内で行う必要が出てきます。納税・報告には期日が決まっており、この期日に遅れるとペナルティーや、利子が発生してきます。また、従業員が複数の州にいる場合、それぞれの州への納税・報告が必要になるため手間も増えます。給与会社を通した場合、こういった税金の納税や報告は給与会社が代行して行うため、提出期限に遅れたりする心配もなく、また手間が減り効率化が図れます。

4.給与プロセスを自動化できる
これまでの説明の通り、給与会社を使用した場合、従業員に支払いたい金額と、引き去りたい保険の自己負担額などをシステムに入力すれば自動的に総支給額からしかるべき控除を行い、手取り額が計算されます。また、従業員の銀行口座を登録しておけば給与支給日に各従業員の銀行口座に給与の振り込みを行うため、従業員はわざわざ銀行に出向き小切手を自分の口座に振り込む手間も省けます。さらに従業員から控除した税金はその給与会社が代理で納税を行い、四半期ごとに連邦や州などに支払った税金の報告も行います。上記のように、必要な情報を入力し、「サブミットボタン」を押せば、給与会社がしかるべき税金を控除し、納税、報告が自動的に行うためプロセスが自動化できます。

5.その他のメリット
給与会社を使用すると他にも色々なメリットがあります。多くの給与会社では給与処理した後の給与レポートや、従業員の給与明細書も作成してくれます。また新しい従業員を雇用した際のNew Hire Reportingを代行してくれるところも多くあります。このNew Hire Reportingの提出は新しい従業員を雇用した際に必ず行う必要があるわけですが、人の入れ替わりが多い企業や、頻繁に従業員を雇っている企業にとっては大変手間な作業となります。
またChild SupportやLevyなどのWage Garnishment(裁判所などからの差し押さえ)の受取人への支払いも給与会社が自動的に行ってくれます。さらに給与関連の法律の変更があった際には給与会社より情報を得ることができるのでとても便利です。

さて、これまでの説明で給与会社を使用するメリットは分かっていただけたかと思いますが、給与会社を使用する際の注意点もいくつかご紹介します。

給与会社を使用する際の注意点

1.情報を正しく設定する
いくら給与会社が正しく税金を計算してくれても、設定が正しくないと最終的には正しい結果とはなりません。従業員の個人情報や銀行口座情報、税金の設定を正しく行いましょう。特に税金に関しては、はじめの設定を間違えてしまうと、その後間違いに気づきにくく、後々州などから通知を受け取り、その頃には大きな追徴金となっているケースが珍しくありません。

2.丸投げしない
給与会社を使用しているからといって必ずしも何もしなくて良いというわけではありません。例えばState Unemployment Insurance (州の失業保険)の税金のレートは毎年変わりますが、このレートは会社によって異なるため、毎年各会社へ送付されます。 会社側はその通知を受領し次第、給与会社へ知らせる必要があります。給与会社はその通知に記載されている レートをもとに税金を計算し、控除します。また、従業員の税金の設定(連邦、州、ローカル、カウンティなど)は 基本的に会社にて責任を持って行うことになります。
給与会社は原則システムに入力された情報を元にプロセスを行いますので、OhioやKentucky, Pennsylvaniaなど税金が複雑な州や、勤務地と居住地が違う従業員の設定など特に注意が必要です。

3.自社にあった給与会社を使用する
全米で名前が知られているADP (Automatic Data Processing, Inc.) のような大手給与会社からLocalの小さな給与会社まで、米国にはたくさんの給与会社がありますが、給与会社を選定する際、どの給与会社が自社に合っているかを見極める必要があります。 色々な給与会社はありますが、それぞれ得意な部分、または不得意な部分があります。
例えばシステムがシンプルであまり複雑な給与処理は行えないがプロセス費用が安く押さえられたり、 システム使用料は少し高くなるが勤怠管理や、人事機能など一元管理が出来る、 または給与会社自体は小さく、多くの州で働く従業員を抱える企業には向かないが、カスタマーサービスがよく親切で安心、 などそれぞれの給与会社に特徴があります。 まずは自社でどのような給与処理を行っているのかを再確認し、給与会社を使用することで達成したい目標が何なのか (コスト削減、サービスの質、システムの一本化など)を見極め、その上で給与会社を選定するとよいでしょう。

当然ながら給与会社を使用することによりプロセス費用や、ファイリング費用などが発生しますが、業務を自動化することができること、そして給与会社を使用しなかった場合に起こりえるリスクを未然に防ぐことが出来ることを考えると、 最終的にはコストメリットにつながるのではないでしょうか。
またすでに給与会社を使用していても、現在使用している給与会社を導入したときと状況(組織、サイズなど)が変わっている場合も十分ありますので、これを機会に一度給与会社の見直しをしてみるとよいでしょう。


【免責事項】
本ニュースレターの内容は、米国人材・人事・経理・給与に関する一般的な情報の提供のみを目的とするもので、法的助言を目的としたものではありません。 法的行動を起こされる際には、必ず専門の弁護士にご相談下さい。

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