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経費精算 Q & A

(2014年4月23日発行の記事です)

Pay Frequency

今回の号では、経理編として経理関連情報についてご案内させて頂きます。どうぞよろしくお願いいたします。企業訪問をすると、多くの方から経費精算に関する質問をいただきます。他社はどうしているのか?何か他に良い方法はないのか?などといった内容が多いのですがどちらの会社でも共通して「面倒な業務」としての認識があるように感じます。どうしても避けることのできないこの経費精算業務ですが、今回はQ&A方式で今までにいただいた問い合わせとその回答をご紹介したいと思います。

Q: 経費精算処理の時間を減らすには?

一般的に経費精算処理は手間がかかるわりには、生産性が高い業務ではありません。社員から提出された精算書とレシートの照合、会社のポリシーに沿って申請されているかの確認など非常に細かい作業が多いため、多くの時間を取られるという悩みを抱えておられる企業も多いのではないでしょうか?

それではどのようにしたら、この経費精算にかかる時間を減らすことができるのでしょうか?

1) 回数を減らす
当然のことながら、申請書が多ければ多いほど確認作業などに取られる時間も増えてしまいます。セールス人員を多数抱えている会社では、出張旅費や接待費など多くの申請が発生するでしょう。まず、現在の経費精算のルールがどうなっているのか一度見直すことが重要です。特に精算頻度に関するルールがなく、社員が好きなタイミングで提出できるようなケースではなかなか回数を減らすというゴール達成は難しいものです。申請頻度のルールが決まっていない場合には、多くても月中と月末の2回などとルール設定をすることをお勧めします。そうすることで、経理部でもある程度経費精算が発生する時期が見込めるようになります。

2) 申請書を見直す
現在使用している経費精算書を一度見直すと効率化を図れる部分が浮き彫りになってくるかも知れません。経理部署で申請書を見ながら、正しい勘定科目に手作業でデータ入力を行っていくのは結構な手間がかかります。

例えば、申請書の元データがエクセルで作成されているのであれば、紙ベースでの申請からエクセルシートで提出するように社員に依頼をすればそのエクセルを加工してそのままデータを経理システムへインポートできるかも知れません。インポートが可能になれば、手入力をしていた時間を大幅に削減できます。

インポートができない場合でも、申請書内で勘定科目ごとの合計金額が表示されるように加工することで、今までラインごとに手入力していた作業が勘定科目ごとに入力することができるようになるので、時間の削減が図れます。

このような小さな改善を重ねることで、年間にするとかなり大きな時間の削減を達成することができるかも知れません。

Q: 経費精算システムって何?

経費精算システムとは経費の申請から承認、支払までを一括してシステム内で完結するものです。大きな利点としては、申請や承認作業がどこにいてもできることと、ペーパーレスで精算に要する時間を大幅に短縮することが可能です。では実際にどのような流れで、申請から支払が行なわれるのでしょうか?

申請者は経理精算システムの画面から、紙ベースやエクセルベースで入力していたのと同じデータを入力します。経費使用日時、使用場所、用途、勘定科目などがそれに該当します。レシートはカメラで撮影して画像化したり、スキャンしてPDF化して電子ファイルとして添付します。申請者が「Submit」ボタンを押すと、承認者に経費精算の申請があったことの通知がなされます。承認者は、今までペーパーベースで行なっていた確認作業を画面上で行い、経費精算申請を「Approve」します。 その後データは経理部に転送されて、支払いの手続きが行なわれるという流れです。

経理部署ではシステム内で自動生成された「仕訳」を経理システムへ入力するだけでよいため、今までの紙ベースでの集計と仕訳作成作業と比べると格段に効率化を図れるというわけです。

このようなシステムは使用料を支払う必要がありますので、月に数件の精算しか発生しない場合などにはコストが高く付いてしまう可能性がありますので導入には注意が必要です。

Q: 給与と一緒に支払う会社があるって聞いたけど?

社員の立替経費精算、どのように支払っていますか?小切手でしょうか?振込みでしょうか?最近のトレンドとして、給与と一緒に支払う企業が増えています。給与と一緒に支払うとどのようなメリットがあるでしょうか。

まず1つめは、社員の小切手のデポジットの手間が省ける事です。小額の小切手の場合、社員が小切手を長期間銀行にデポジットせずに小切手の期限が切れてしまったり、紛失してしまうといった事が起こります。小切手を受け取った社員も面倒ですし、調査や再発行手続きで、経理社員の時間も取られます。

2つめは業務効率化です。小切手や振込みの場合、いつでも支払い処理が出来るため、精算頻度のルール設定がない場合はバラバラと経費精算書が経理部に提出されます。給与と一緒に支払うとなると、期間と締め切りが決まり、例外がなくなります。すると、バラバラとやっていた経費精算を決まった日に集中して処理が出来るので、業務効率が上がります。

3つめは駐在員の課税対象の立替精算も一緒に出来るメリットがあります。駐在員の手当ての多くは、給与税の課税対象としてグロスアップ計算に含める必要があります。給与処理にどちらにしても含めるものなので、一緒に処理するほうが効率的です。

ただし、給与に合わせての支払いの場合、月に1回~2回くらいの支払い回数になります。出張などが多く、金額が多くなり個人で立替えるのは大変と言われる事もありますので、法人カードの利用や請求書を会社宛に発行してもらうなどの工夫をすると良いでしょう。

Q: アウトソースするとどんなメリットがあるの?

前述のとおり、経費精算の経理業務は、経理知識がそこまで必要な複雑な業務ではないものの、細かな作業のため多くの時間を費やします。 駐在員手当てや各タイトルごとの手当てなどの開示をしたくないために、経費精算書とレシートの照合を経理マネージャーが行っている企業もあります。 レシートが細かく添付された経費精算の場合などは、1人の処理に30分近くかかることもありますので、かなりのコストがかかっている事になります。 さらに、間違えやポリシー外の立替精算の申請があった場合、その場で直してあげる、といった事の繰り返しで、なかなか業務が標準化されないという悩みを抱えている企業も多くみかけます。
そのような背景の中、経理部署はあるけれど、経費精算のみのアウトソーシングや給与処理と経費精算のセットでのアウトソーシングの依頼のお話をいただく機会が増えています。
経費精算アウトソーシングでは、企業の立替経費精算ポリシーに沿って、経費精算書とレシートの照合を行い、支払いプロセスを行います。
そのため、フローが標準化され、ポリシー遵守、時間厳守でプロセスされる安心感があります。
経理部署の方の残業が気になりだしたら、立替経費精算だけをアウトソーシングするというのも良いかもしれません。

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