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第11回 Peachtreeの便利機能 - 入力ミス軽減にImport機能

(2012年2月の発行記事です)

ExcelのデータをPeachtreeへ

今回は前回に引き続きPeachtreeの入力便利機能を紹介したいと思います。経理でのデータ入力においては、入力ミスによる金額や勘定科目の間違いなどを最小限に押さえるために、さまざまな工夫を施す必要があります。ある程度の規模の経理部署では、入力前と入力後のデータをそれぞれ複数のスタッフで確認するステップを、経理プロセスに取り入れていることと思います。いろいろと工夫を凝らし入力ミスをなくす努力をしても、100%完璧な入力を行うのはなかなか難しいものです。最終的には人間の目で確認を行うため、入力ミスの見落としなどは頻繁に発生してしまうのが現状ではないでしょうか?

そこで、少しでも入力ミスを減らすために今回ご紹介するのが、Peachtreeに標準装備されているImport機能です。たとえば、Payroll のJournal Entryなどは多くの勘定科目への振り替えが発生することもあり、ひとつずつ手入力を行うのは間違いを引き起こす元にもなりかねません。通常、事前にExcelで作成した入力シートを見ながら1行ずつシステムへ入力を行います。この手作業での入力をなくし、Excelで作成された入力シートのデータをそのままPeachtreeへアップロードしてしまうのが Import 機能です。

Journal Entry をはじめ、Sales, Payments, Inventory Adjustments など多くの種類のデータをImportすることが可能です。Importを行うためには、まずExcelのデータをCSVフォーマットに変換することが必要となります。この作業は"Save as" で "Save as type" をExcelからCSVへ変更するだけですので、非常に簡単です。問題なくPeachtreeへデータのImportを行うためには、Peachtreeが理解できる形式に、データを変換または追加してあげる必要があります。

CSVのデータに必ず含まれていないといけない項目がいくつかあり、その必要項目はImportするデータの種類(Journal EntryかSales なのか) によって違います。どのような項目が必須なのか確認するためには、Peachtreeのヘルプ画面で "Import" をサーチしてみてください。"Import/Export Fields" の中に、"definition lists" という項目が出てきます。そのヘルプの中にそれぞれの入力データの種類別に必須項目が記載されています。なお、実際にImportを実行する画面は、"File" メニューの中にあります。実行手順も同じくヘルプで詳細を見ることが可能です。

業務の効率化推進

当社Professional Service事業部でPeachtreeを使用して作業を行っているクライアントのデータは、なるべくImport機能を活用して入力を行うようにしています。それには大きく2つの理由があります。ひとつは前述の通り、入力の際のミスを減らすこと、もうひとつは作業の効率化を図るためです。たとえば、SalesのデータがすでにExcelのフォーマットで存在する場合には、わざわざそこから手作業でデータ入力をするのは効率的ではありません。PeachtreeにデータをImportするためには、すでにあるExcelデータを多少加工する必要はあるものの、手作業での入力時間に比べると断然効率化を図ることが可能です。

QuickBooksにも同じくImport機能が装備されていますが、Peachtreeほど簡単ではなく、場合によっては他の変換ソフトウェアなどがないとImportが困難なことがあります。本連載の前半でお話しましたが、QuickBooksとPeachtreeにはそれぞれ強みと弱みがあり、このImport機能だけを比べた場合にはPeachtreeの方が使い勝手が良いと言えるでしょう。今回紹介したImport機能を使って、是非業務の効率化を推進してみてください。このImport機能を使ってみたいけどデータの加工をどのようにしたら良いか分からないと言った問題をお持ちの際には、当社にご相談ください。

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