Pasona

top

第10回 Peachtreeの便利機能 - 繰り返し作業の効率化

(2012年1月の発行記事です)

毎月の支払いにはリカーリング機能

10回目を迎えた本連載では、Peachtreeの入力と保守作業が楽になる役立つ機能を紹介します。経理プロセスの中には、毎月全く同じ処理を繰り返し行う作業が多く存在します。このような繰り返し作業において効率化を図れば、多くの時間が節約でき、その他の作業に時間を回せる可能性も高くなります。たとえば、オフィスの賃貸料、電話代、保険料の支払い作業などは毎月必ず発生しますし、チェックの発行先も毎回同じです。金額に多少の差はあるかもしれませんが、基本的に処理方法は同じはずです。このようなリカーリングの支払いは、2つの機能を駆使して効率化を図ることが可能です。

まずは、"Recurring"機能から説明します。前述のような毎月発生する支払いの場合には"Payments"の入力画面でチェック番号以外の必要データを入力して、ツールバーにある "Recur"アイコンを押します。そうすると、支払い頻度やリカーリングの開始及び終了日付を指定する画面がポップアップされます。必要事項を選択または記入してOKを押すと、指定した頻度で自動的に "Payments"の画面入力をPeachtreeが行ってくれるようになります。

この機能で気をつけたいのが、リカーリングの設定をしたことを忘れて、新たに支払いデータの入力をしてしまい、二重払いを行ってしまう可能性があるということです。チェック発行の際には必ずCash Disbursement Journalなどでデータの再確認を行うよう心がけてください。この機能は毎月"Payments "の画面入力を行う必要がないので、オフィス賃貸料など忘れてはいけない支払いなどには最適です。

最小限の入力で済む メモライズド・トランザクション

二つ目の機能は"Memorized Transactions"です。この機能は、"Quotes" "Sales Invoices" "Purchase Orders" "Payments"そして"General Journal Entries"の入力に使用することができます。この機能は、それぞれの入力画面の雛形を事前に作成しておき、入力を行う際にはその雛形をコピーする方法で、最小限のデータ入力を行うだけで処理を完了させるというものです。月ごとの保険料の支払いを例に説明をすると、"Maintain"–"Memorized Transactions"-"Payments"にある"Memorized Payment"の画面で事前にVendor、Cash Account、Description、GL Account、Amountなどの必要データを入力して保存しておきます。

実際に保険料のチェック発行を行う時点で、事前に保存しておいた雛形を開いて、"Select"アイコンを押すと雛形に登録されているデータが自動的に"Payments"の画面にコピーされるので、あとは必要事項を追加もしくは訂正して"Save"をクリックすれば終了です。この機能は "General Journal Entries"にも使用できますので、月次決算で入力が必要となる減価償却や前払い金の取り崩しなどに活用できます。こちらは、Peachtreeが自動的に入力を行ってくれる機能ではありませんので、時期が来たらそれぞれの入力を行う必要がありますので注意してください。

最後に保守機能について説明します。皆さんはどれほどの頻度でバックアップファイルを取っていますか? 入力データのボリュームによってバックアップの頻度は変わると思いますが、最低でも週に1度は取っておきたいものです。

また、データのインポートなどを行う直前にもバックアップファイルを作成しておいた方が安全です。バックアップの作業は忘れてしまいがちですが、Peachtreeには自動的にバックアップファイルを保存してくれる機能があります。これは"Automatic Backup"と呼ばれる機能で、"File"モジュールの中で見つけることができます。バックアップファイルの保存場所や、バックアップ作業を行う時間などを指定することができますので、誰も作業を行っていない夜中の時間帯に設定することをお勧めします。

Catch
© PASONA N A, INC. Pasona