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第9回 Peachtreeのアクセス制限とPurge機能

(2011年12月の発行記事です)
Peachtreeシリーズ3回目はアクセス制限とPurge機能について説明致します。 QuickBooksと同じように、Peachtreeにも各ユーザーがどのデータにアクセスもしくは変更できるのかを制限することができます。例えば、データ入力を行っているAさんはカスタマー情報は見れるけれど、データの変更はできないように設定したり、Treasurer以外はFinancial Statementsの閲覧をできなくするように設定することが可能です。複数の人がデータにアクセスをしている場合、このアクセス制限を行う事でデータの改ざんや間違えてGeneral Ledgerのデータを書き換えてしまうなどのトラブルをある程度防ぐ事が可能になります。
尚、この設定を行うためにはまずAdministrator をSuper Userとして設定する必要があります。
このAdministratorの設定とユーザーアクセスの制限は、ツールバー"Maintain" モジュールの "Users" - "Set Up Security" の画面で行う事ができますので、経理データの保護のためにも是非活用してみてください。Supervisorの知らない間にChart of AccountsやInventory Itemが追加もしくは消去されていたなどと言った事態を防ぐためにも、ユーザー登録とアクセスの制限は必要不可欠です。現在ユーザー登録なしでPeachtreeを利用されている場合、すぐにでもユーザーを作成されることをお勧めします。

Peachtreeに標準装備されていてあまり知られていない機能に"Purge Wizard" があります。
この機能は、いらなくなったカスタマーコードや、もう使わない古いInvoiceなどのデータなどを取り除いてくれるものです。経理データは毎年新しいデータが付け足されていくので、あっと言う間に重くなってしまい、過去のデータを開いたり新しいデータを保存するのに時間がかかると言った現象が起こります。
Peachtree の場合、過去2年もしくは3年分のデータしかカンパニーデータには残らないような設計になっているため、他のシステムに比べてこのような現象は起こりにくいのですが、多くのSales Invoiceが登録されている場合などにはPeachtreeのパフォーマンスが落ちる可能性があります。
このPurge Wizardを利用すれば、InactiveになっているCustomer, Vendor, Job, Quotes, Sales, Purchaseなどのデータをそれぞれの種類ごとに細かく指定してカンパニーデータから取り除く事ができます。またいつまでのデータを消去するのか指定できますので、ある時期から今までのデータだけは残したいと言った場合にも対応できます。
Purge Wizardを使用する場合、必ずデータのバックアップを行ってから作業を行うよう注意が必要です。Purge Wizardの途中でデータをバックアップしないと先に進めないようになっているのですが、この作業を怠ると間違えて大事なデータを消去してしまった場合に取り返しのつかない事になりかねますので、バックアップのステップをはずさない事はとても重要です。

経理部署において、月次決算や年次決算などの期間は時間との戦いとなりますので、システムのパフォーマンスが悪く保存などに余計な時間を取られると決算業務に大きな影響を与える可能性があります。保存されているデータの大きさにもよりますが、年に1度はPurge Wizardを行われると一定のパフォーマンスを維持できるようになるでしょう。
尚、このPurge Wizardは、"Task" モジュールの "System" の中にありますので、 こちらの機能も是非ご活用下さい。

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