Pasona

top

第6回 QuickBooksの便利機能について

(2011年9月の発行記事です)
今回は、支払業務の便利機能についてお話しします。支払い方法として代表的なものは、現金、小切手、 電子送金、クレジットカードなどがあります。これらの支払業務をより効率よく、QuickBooksと連動している機能をご紹介いたします。

小切手の自動サイン機能 【Auto Signature】

QuickBooksから小切手を発行する事は比較的多いと思います。Auto Signatureを設定すると、小切手をプリントアウトする際に、自動的にサインも印刷してくれます。サインの設定は、Check/PaycheckのPrinter Set UpにあるSignatureにスキャンしたサインを登録するのみで簡単です。
スキャンしたサインを、銀行にも登録する必要がありますので、この機能を使用する場合には、必ず銀行に問い合わせてください。
この機能を使用する場合には、1人でQuickBooksを使用している方でも必ずQuickBooksにパスワードをかけるようにしましょう。複数でQuickBooksを使用されている場合は、以前お話しましたユーザー権限の「Checking and Credit Card」で、権限のコントロールをするようにしましょう。

電子決済システムを使用した支払い 【Bill Pay Service】有料サービス

Bill Pay Serviceでは、ACHなどによる電子決済システムを使用した支払いが可能です。(米国内のみのサービス)小切手を発行する手間が省けるのみならず、 引き落とし日を決定できるため、キャッシュフローの予測が可能になります。
また、米国内で電子決済システムで支払えない場合は、銀行が小切手を発送します。銀行送金との大きな違いは、支払い日の4日前までに支払い予約をする必要がある事ですが、銀行送金よりも低価格である事が多いです。入力方法も小切手を発行する順序とほとんど変わらず、小切手の印刷プロセスではなく、Online Banking Centerよりデータを送信するのみです。Bill Pay Serviceのアクセス制限は、Online Banking権限のコントロールにより可能です。ユーザー権限の「Sensitive Accounting Activities」により、Online Bankingに制限をかけることが出来ます。また、Online Bankingにて、支払いデータの送信を行う際に、PIN番号による最終承認が必要になります。

詳しくは下記URLまで

http://quickbooks.intuit.com/product/add_ons/bill_pay.jsp

オンライン決済サービスを使用した支払い 【Payment Network】 スモールビジネス用

Payment Networkでは、Networkに入っている支払先であれば、銀行情報などを登録せずにEメールアドレスのみでお支払いが可能です。 また、支払手数料はかからず、受取の際に$0.50が差し引かれる形になっております。(支払先に手数料を払わせたくない場合は、$0.50を追加して支払う必要があります。)
支払い時に、Networkへの登録を取引先にEメールで案内する事も可能ですので、取引が頻繁にある企業には、取引先にネットワークに加入してもらうと便利ですね。このサービスの利点は、銀行情報の登録を行わなくて良い事や、月額料金がかからない事、そして支払いを前もってスケジュールする事が出来る事があげられます。勿論、支払いの受取りのためにPayment Networkを使用する事も可能です。QuickBooks 2011 Pro, Premier, Enterprise Solutionsを使用している場合は、請求書にURLを載せる事で、顧客がURLから直接支払いをする事が可能です。

詳しくは下記URLまで

https://paymentnetwork.intuit.com/

支払い業務に関しても、このようなQuickBooksの機能を有効活用することで、業務の効率化が実現できますね。

Catch
© PASONA N A, INC. Pasona