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第4回 QuickBooksの便利機能について

(2011年7月の発行記事です)
今回はデスクトップバージョンQuickBooksのPreferences設定についてお話します。QuickBooksのPreferencesには、個人設定(My Preferences)と会社設定(Company Preferences)があります。 個人設定では、各User IDごとにPreferences設定ができますが、会社設定の場合は、同じPreferences設定を全てのUserが使用する事になります。 これらのPreferences設定を効果的に設定する事で、QuickBooksが一段と使い易くなります。ここでは、会社設定の中でも、重要なものや便利なものをご紹介したいと思います。

  • 月次や年次決算が終了したら、データにロックをかけたい!
    ⇒ AccountingのClosing Dateで、データをロックする日付とパスワードを設定できます。
  • 部署や支店別に、売上や原価、経費を管理したい!
    ⇒ AccountingのUse class trackingにチェックマークを入れると、class設定を行うことができ、
    部署や支店別にデータをトラッキングできます。
  • Checkのメモ欄に、支払先のアカウント番号を自動的に入れたい!
    ⇒ CheckingのAutofill payee account number in check memoにチェックマークを入れると、
    Vendor登録画面で登録したアカウント番号が自動的にCheckに印刷されます。
  • 滞納されている支払いに、金利を計算して請求したい!
    ⇒ Finance Chargeに、利率や猶予期間などの設定をすることで、金利を計算し、滞納先に金利を請求する事が出来ます。
  • 売上を上げる時に、在庫が足りていない場合は知らせて欲しい!
    ⇒ Items & InventoryのWarn if not enough inventory to sell.
    にチェックマークを入れることで、在庫がないにも関わらずオーダーを通してしまう事を防ぐことが出来ます。
  • USドル以外の取引がある!
    ⇒ Multiple Currenciesで、Yes, I use more than one currencyを選択すると、
    USドル以外の取引を記帳することが出来ます。為替レートの入力や月末調整は忘れずにしましょう。
  • Cash Flow Statementのセクションと勘定科目が正しく設定されていない!
    ⇒ Reports & GraphsのStatement of Cash Flowsで、正しいセクションに変更が可能です。
  • 顧客ごとに、商品やサービスの価格を設定したい!
    ⇒ Sales & CustomersのUse price levelsにチェックマークを入れ、Price levelの設定を行います。
    Proの場合は固定レートで、Premier以上の場合は、固定レート及び各商品やサービスごとに価格設定を行うことが出来ます。
  • 消費税を回収している!
    ⇒ Sales Taxの設定を行ってください。
  • QuickBooksから送る請求書や見積もりのメールのデフォルト設定を変更したい!
    ⇒ Send Formsから、様々な伝票を送る際のデフォルトの内容を変更する事が可能です。
    BCCのデフォルト設定も出来るので便利です。
  • 1099-MISCをQuickBooksからファイリングする予定!
    ⇒ Tax:1099から各勘定科目と、1099のカテゴリーのマッピングを行うことが出来ます。

他にも、重要な設定や便利な設定がありますので、自社のQuickBooksのPreferencesをじっくりと見直すことをお勧めします。また、個人設定については、2セントを「0.02」とタイプするか「2」とタイプするかなど、個人に使い易い設定をする事が可能です。こちらも、是非、自分使用にカスタマイズしてみてはいかがでしょうか?

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