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第3回 QuickBooksの便利機能について

(2011年7月の発行記事です)
今回はデスクトップバージョンQuickBooksの複数人数での使用とアクセス制限についてお話します。
「Pro」では3名まで「Premier」では5名までが1つのカンパニーデータに同時にアクセスする事が出来ます。「Enterprise Solutions」ではさらに30名までが同時アクセスをする事が出来ます。

同時アクセスをする事により、経理だけでの使用ではなく、販売部や購買部などのスタッフと同時にアクセスする事が可能です。例えば、販売部Aさんが顧客からの受注内容をQuickBooksに入力します。そして購買部BさんがAさんのデータをQuickBooks内で受け取り、Purchase Orderを作成して業者に発注します。Bさんは入庫した内容を確認後、経理部Cさんに請求書を回し、Cさんは顧客への売上請求書作成及び業者からの請求書の入力を行います。この一連の流れの中で、QuickBooksに詳細なデータを入力する必要があるのはAさんが入力する受注内容のみです。その後は、QuickBooksの中で各データをそれぞれの担当者が引き継いで業務を行うことが出来るので、データの一元管理及び業務効率化を図ることが出来ます。

意外と多いのが、営業の方がエクセルなどで見積もりやSales Orderを作成しているという事です。その場合、営業の方と経理部で2度同じデータを入力している事になります。その場合、QuickBooksに同時にアクセスする事で、業務効率を上げる事が出来ます。しかし、ここで心配になるのが、QuickBooksのデータをQuickBooksにアクセス出来るスタッフが見られてしまうという事です。そこでQuickBooksでは、各ユーザー毎にアクセス制限を設定する事が出来ます。そのアクセス制限を活用する事で、ある程度この心配を取り除く事が出来ます。例えばQuickBooks Premier・Proの場合、下記の8つの項目についてのアクセス権限を選択する事ができます。さらに、アクセス権限がある項目については、作成・印刷・レポート閲覧の3つの権限をつけることができ、さらに、トランザクションの変更・修正の権限も選択する事が出来ます。

1 売上・売掛金 売上請求書・レシート・見積・SOの作成/支払受取入力/顧客情報の閲覧/売掛残高表の閲覧 など
2 購入・買掛金 請求書及び支払い入力/クレジットカード請求入力/POの作成/業者情報の閲覧/買掛残高表の閲覧 など
3 銀行・クレジットカード 小切手発行/入金処理/クレジットカード請求入力 など
4 在庫 PO入力/商品受取入力/在庫調整/在庫表の閲覧 など
5 タイムトラッキング タイムシート入力/タイムレポートの閲覧 など
6 給与・従業員 給与支払/給与税書類の出力・支払/従業員情報の閲覧/給与関連レポートの閲覧 など
7 センシティブな会計活動 銀行間送金記帳/一般仕訳記入/オンラインバンキング など
8 センシティブな財務レポート 財務諸表を含むレポート各種

QuickBooksを複数人数で使用する場合は、内部統制の観点からも、権限の必要のないものに関しては権限を与えないようにする事が良いでしょう。1人の従業員で物事が完了しないような工夫が必要です。また、Audit Trailというレポートで、どのユーザーがいつ、どのような入力・修正・削除を行ったのかを見ることが出来ます。このようなレポートを定期的に確認する事も重要です。

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