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シーズン終了に向けてしておくこと

(2010年3月の発行記事です)
3月も終わりとなり、すべての申告書が完了している、もしくは、ほぼ終わりの状況ではないかと思います。 2009年の申告書では、いろいろな減税処置の税法改訂がありましたが、日本人駐在員の方への影響は限定的で、例年とそんなに大きな違いはなかったのではないかと思います。 以下、シーズン終了に向けてしておかなければいけないことを説明いたします:

1. 申告書の提出がすべて完了しているかどうかの確認

会社が申告書の提出も管理してる場合は問題ありませんが、税務当局への送付を個人にゆだねている場合は確認することをお勧めいたします。
追加払いのある申告書の提出が遅れると、その追加払いの金額に対してペナルティー、利子が加算されてしまいます。逆に言えば、追加払いのない申告書(還付請求)であれば、たとえ提出が遅れても実害はありません。
稀に、税務当局が「支払い小切手が添付されていない」、または、「申告書が届いていない」と言ってくる場合があります。この場合、提出期日前に送付している証拠(Certified Mailのコピー)があれば、期日が過ぎた提出(再提出)となってもペナルティーは免除されます。物証がないとペナルティーを回避することが困難となる為、支払いのある申告書は必ずCertifed Mailで提出すべきです。

2. 還付金小切手のフォロー

申告書で還付請求している場合、その還付小切手が届いたかどうか確認できるようリストを作成して準備しておきましょう。 還付小切手は、提出している申告書の住所に送られてきます。会社の住所を申告書での住所としている場合、よく「受取人不明」で税務当局に
戻ってしまうことがあります。
還付小切手が届くのは、申告書を提出して連邦であれば4週間くらい、州であれば6週間くらいが目安です。E-Filingであれば、それよりも早く戻ってくると思います。 一定期間を過ぎても小切手が届かない場合は、税務当局に連絡し確認しましょう。

IRSの還付状況確認サイト↓
https://sa1.www4.irs.gov/irfof/lang/en/irfofgetstatus.jsp

NY州の還付状況確認サイト↓
https://www8.nystax.gov/PRIS/prisHome

CA州の還付状況確認サイト↓
http://www.ftb.ca.gov/online/refund/index.asp

3. 申請した扶養家族のITINの管理

新規赴任者、または、赴任2年目の申告書において、扶養家族のITINを申請している場合、取得した番号を管理するようにしましょう。こちらもリストの作成をしましょう。 番号の通知レターは申請書(Form W-7)のLine 2のMailing Addressに記入した住所に届きます。だいたい6月、7月くらいに届くようですが、郵便事情の関係で届かないケースも多々あるようです。番号の通知が届かない場合、ITIN UNIT(1-800-908-9982)に連絡して確認してください。来年の申告書で必ず必要となってきます。

4. 会計事務所とのAfter Tax Season Meeting

申告書作成を担当した会計事務所と「反省会」のミーティングを持ちましょう。 シーズン中は時間の関係で流してしまった案件や問題点を話し合いましょう。
会計事務所に対して改善が必要なところは意見し、また、自分達も会計事務所からのアドバイスを聞き、来年に向けて社内の体制や準備を整えるようにしましょう。時間が経つと忘れてしまいますので、できるだけ早い段階でミーティングを持つ方がよいでしょう。

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