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申告シーズン中にやること

(2010年2月の発行記事です)
申告シーズン真っ只中、順調に進んでいらっしゃいますでしょうか。 質問書の提出もほぼ完了し、会計事務所が申告書の作成を始めていることと思います。 これから出来上がってきた申告書の提出作業に入ってくるわけですが、提出までの流れでいくつか注意すべきことを以下に説明します。

1. 未提出の質問書のフォロー

提出期日までに質問書を提出することは大切なことですが、何らかの理由で提出できないこともでてきます。提出が遅れると、申告書の作成自体が遅くなってしまいますし、最悪延長申請をしなければいけなくなってきます。延長申請には費用がかかる場合が多いので、できるだけ延長申請をしないですむようにしなければいけません。
質問書の提出が遅れる理由のひとつに、必要な情報が集まらず保留しているケースがあります。たとえば、日本の銀行口座の利子所得の金額がわからず、金融機関に問い合わせているようなケースです。このようなケースでは、提出を保留すべきでなく、とりあえず質問書は提出し、後日不足している情報を提出するようにしましょう。 質問書提出時に「利息情報は後日連絡します」とメモして出しておけば、会計事務所はその部分以外の情報で申告書の作成を始め、不足情報が届くまで待機してくれます。
賃貸物件の日本の確定申告を待つケースもよくありますが、これも同様に賃貸物件の情報以外を先に提出し、後日日本の申告書のコピーを追申することをお勧めします。
対象者全員が質問書の提出が完了することを確認しましょう。

2. 会計事務所からの問い合わせには迅速に対応

会計事務所からの問い合わせの多くは本人への質問となりますが、中には会社に判断を仰ぐようなケースもでてきます。たとえば:

1. 特定の州への出張が長期間あるが、その州へ申告・納税をするか?
2. 配偶者が米国で就労し、かなりの所得がある。夫婦別申告とするか?
3. 単身赴任者の配偶者がITINを申請できない。夫婦別申告としていいか?
4. 退職金を受取ったり、ストックオプションを行使した社員がいて巨額な税金が発生する

たいてい会計事務所のアドバイスに従うことになりますが、本社の承認を得る必要があったりすると
時間がかかりますので早めに対応しましょう。

また、不足している情報(赴任前、赴任後の所得情報など)の提出依頼を受けることもあります。
日本の人事部に迅速な対応を促す必要があります。

3. 申告書の提出準備

一番神経を使うところとなりますが、いくつか注意点をご説明いたします。

1) 追加納税の支払い小切手
小切手の発行に一週間時間を有することもあります。申告書の提出期日直前に申告書が届き、小切手の発行が間に合わないこともあり得ます。シーズン後半になりましたら、会計事務所との連絡を密に取り、支払額が確定した時点で連絡してもらうように事前に取り決めをしておいて、申告書が届く前に支払い小切手の準備ができるようにしましょう。

2) 本人の所在の確認
紙ベースの申告書の場合、本人が申告書に署名して提出する必要があります(合算申告の場合は配偶者の署名も必要)。出張の多い社員は提出期日前に署名・提出が完了するよう、所在の確認をしておく必要があります。また、配偶者が日本に一時帰国していないかなども確認しておいた方がよいでしょう。

3) 支払いのある申告書(支払小切手を郵送する場合)
申告書で支払いが発生した場合、紙ベースの申告書であれば支払小切手を添付、E-ファイルであれば支払いクーポンで追加の税金を支払います。 いずれの場合も、送付は必ず「Certified Mail」で郵送するようにしましょう。郵便事情の関係で、到着が提出期日に間に合わなかったり、途中で紛失することも考えられます。
提出や支払いが遅れるとペナルティーが課せられてしまいます。IRSやほとんどの州は提出期日前の消印(Postmark)を証明できればペナルティーは回避できます。その為にも記録が残るCertified Mailで送付するようにしましょう。

4) 延長申請となってしまう申告書
情報の不足や質問書の提出の遅れから延長申請となってしまうことがあります。 延長は半年(10月15日)提出期日を延ばすことができますが、これはあくまで申告書の提出が延ばせるだけで、もし申告書で支払いが発生するのであれば、追加税金相当分は延長申請書と一緒に支払っておく必要がありますので注意が必要です。支払いが発生しない申告書に関しては、会計事務所で延長手続きが可能です。

延長申請となった場合、先ず何故延長申請をしなければいけなかったのか理由をはっきりさせる必要があります。情報の不足が原因であれば、できるだけ早く情報を収集し、提出するようにしましょう。「半年あるから」と気長に構えてしまうと、結局延長申請期日間際になってバタバタしてしまうことになってしまいます。

対象者全員が申告書の提出、もしくは、延長手続きが完了したかどうか確認しましょう。

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