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第4回 Auditの準備で苦労していませんか?

(2012年11月21日の発行記事です)
今年も早いものでクリスマスがすぐそこまでとなりました。
12月が年次決算となる企業が大半ですが、皆さん準備はできていますか?
会計監査の準備を一度に行うと膨大な時間がかかりますが、少しずつ準備をすることで負担を分散化することができます。
私たちプロフェッショナル事業部では、Audit対策を考えながら業務を行い、年度末に向けての準備を日頃から少しずつ行っています。
今回のコラムでは、どのような準備をすれば、効果的なAudit対策となるのかご紹介したいと思います。

Balance Sheetの項目はどう準備する?

一般的に監査が始まる前に監査人より準備が必要な項目の一覧リストが届きます。
リストが届いてから準備をすると、過去の資料を探したり、情報をエクセルにまとめたりと、時間がいくらあっても足りません。
主要科目の情報を月次ごとにアップデートしておくと、年度末に慌てて準備することなく、月次処理と同じペースで対応することができます。

【Cash Accounts】毎月Bank Reconciliationを行い、Bank Statementと一緒にファイルしておきましょう。
【AR Aging Reports】General Leaderの金額と一致しているか定期的にReconcileをしておきましょう。
【Prepaid Expense】明細が分かるようにエクセルにまとめ、毎月残高を確認しておきましょう。
【Fixed Assets】新規購入があった場合は請求書のコピーをファイルしておくことをお勧めします。
廃棄があった場合も情報をまとめておくと良いでしょう。
【AP Aging Report】AR同様にGeneral Ledgerの金額と一致しているか定期的にReconcileをしておきましょう。
【Accrued Expense】いつ費用化するのかスケジュールをまとめておくと良いでしょう。
【Related Party Account】関係会社間の取引は明細をまとめ、会社間の残高を確認しておくと良いでしょう。

また、Other Assets/Liabilitiesなどの「その他勘定」は明細が分かるように、より詳細なMemoを残したり、請求書のコピーをファイルしておくと、情報をすぐに提出することができ時間短縮につながります。
今回は代表的な科目についてご紹介しましが、Balance Sheetの各勘定科目は月次作業として残高明細を作成するようにしておくと良いと思います。
日頃のちょっとした手間が、年度末の準備時間を大きく削減してくれます。

Profit and Lossの項目にはどんな質問があるの?

PL科目については「適切な科目に計上しているか」「費用として認められるか?」を確認します。
そこで、どのような質問があるかよく質問される内容をご紹介します。

【Travel Expense】Meal & Entertainmentは含まれていますか?
【Repairs & Maintenance Expense】資産計上するべきものは含まれていませんか?
【Lease Expense】リース契約書はありますか?
【Gif Expense】一人当たり$25以上のギフトはありましたか?
【Tax Expense】どのようなTaxですか?
【Other Income/Expense】どのような収益/費用ですか?
【Foreign Exchange Gain/Loss】未実現利益/費用は含まれていますか?

などなど。 PL科目に対する確認は様々です。 
計上した費用について、請求書を見なくても内容が分かるようにメモを入力しておくと、回答を準備する時間が大幅に削減できます。
また、Salesについては、商品を提供している場合、Sales InvoiceとそのShipping Documentの提出を求められる場合もあります。
これは、「売上計上=実際に商品が発送されている」ということを確認しています。
取引に関連するすべての帳票類を保管しておくこともとても大切です。

法人税税額計算の事も考慮していますか?

ご存知の通り、会計上と税法上ではNet Incomeの計算方法が異なります。 詳細については、税理士にお問い合わせを頂くことをお勧めいたしますが、ここでは経理業務でも知っておくと良い3つポイントをご紹介します。

【試験研究費(R&D)について】
試験研究費控除は2012年1月に遡り復活する可能性が高いと言われています。
控除対象となるのは給与、備品、委託契約費です。
R&D Expenseを計上している場合、その内訳をしっかり把握しておきましょう。

【有形動産について】
2012年1月1日以降に始まる課税年度よりIRSはより厳しく検証することになりました。
これまで資産計上する基準が明確ではありませんでしたが、新基準が設定されました。
現在の会計方針の見直しが必要な場合がありますので、税理士へご相談されることをお勧めします。

【関連会社間取引について】
関係会社の取引については、BS項目のところでもご紹介しましたが、これらの取引は移転価格の税務調査にも影響する部分です。
;Form 5472では詳細な取引明細を報告しなければいけません。開示を怠ると$10,000以上のペナルティーが科せられます。
取引の内容をまとめておくと、監査対応だけでなく税理士への提出資料も同時に準備することができます。

以上のように、財務諸表の情報がその後、どのように使用されるかを知っていると、どういった準備をしておけば良いかが見えてきます。
監査の対象期間は1年です。すべての事象を覚えておくことは不可能に近いですが、日頃情報を整理しておくことや、少しの手間を掛けておくだけで、監査準備の負担を軽減したり、分散化することが可能です。
この機会に準備を始めてはいかがですか?

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