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第3回 エクセルのスキルで作業時間が決まります

(2012年11月7日の発行記事です)
みなさん、どのくらいエクセルを使っていますか?
私たちプロフェッショナル事業部のように、数字を扱う会計・経理・給与計算などの業務は勿論のこと、マーケティングや分析など、様々な業務・分野で活躍している事でしょう。
今回のコラムでは、私たちの強い味方、エクセルについてお話したいと思います。

エクセルのスキルで作業時間短縮を

エクセルはとても便利なソフトウェアです。エクセルのスキルの有無で、
いろいろな作業の時間短縮が可能ですね。

ショートカットキー

最も単純な時間短縮は、キーボードのショートカットです。
キーボードから手を離してマウスを握る作業を考えてみて下さい。
10回程度では大した時間差にはなりません。しかし、長時間エクセルを使用するよう
な業務をしている場合、この差は大きいと思いませんか?
それは、タッチタイプをしているか、キーボードを見ながら入力しているかという差に匹敵します。
ショートカットキーに慣れるには、実践で使用し続ける必要があり、少し時間がかかります。
例えば1週間に一つ、使えるショートカットキーを増やして慣れていくと、
1年間で52種類も使いこなす事が出来ますね。
できるだけマウスを触らずにエクセルで作業をすることを心がけてみると、知らないうちに業務時間短縮ができるはずです。

【経理で使うお勧めショートカットキー】
- Ctrl + Page Up (Down): シートの移動
- Ctrl + Tab: 複数開いているファイル間の移動
- Ctrl + 方向キー: デ-タ範囲の端へ移動
- Ctrl + *: アクティブセルを囲むデータ範囲を選択
- Shift + Space: 行の選択
- Ctrl + Space: 列の選択
- Ctrl + +(-): セルの挿入(削除) ・・・行や列の選択をしてから行うと、行の挿入や削除も出来ます
- Ctrl + 1 : セルの書式設定
- Ctrl + w: ブックを閉じる
- F2: セルの入力開始
- F4: 直前の操作を繰り返す ・・・セルに同じ色でハイライトする時など便利です

今回は、移動と選択を主に取り上げてみました
もし、使用していないショートカットキーがあれば、是非、使ってみるのをお勧めします。

関数と機能

みなさんはどんな関数を日頃使用していますか?
ここでは、経理業務で必須だと思われる関数や機能をあげてみます。

- if
- sumif
- count (countif)
- concatenate
- round (roundup/rounddown)
- vlookup (hlookup)
- subtotal
- Filter
- Pivot Table
- Text to columm
- Conditional Formatting

MicrosoftのURL ( http://office.microsoft.com )には、
ビデオによる関数や機能についての説明を行っています。
この中で、知らない関数や機能はありましたか?もしあるようでしたら、是非、勉強してみて下さい。

また、エクセルの加工時に、何かしら法則性があるのに手作業で膨大な量のデータを
加工しているとき、インターネット検索サイトで検索してみて下さい。
例えばエクセル内のスペースを消すという作業をしている場合、「エクセル」「スペース」「消す」などのキーワードを入れると、
ほとんどの場合、簡単な方法が検索できます。
このキーワードの入れ方もポイントになりますが、何度も検索していると、だんだん検索キーワードのポイントが見えてくるはずです。

エクセルを使いこなす人材は万能!?

エクセルを使いこなす人は、エクセル以外の事も効率よく業務をこなす事が多いと気がつきませんか?
エクセルは、勉強すれば、どんな関数や機能があり、どんな事が出来るかを知ることは出来ます。
しかし、実際に業務の中で使いこなすには、知識にプラスして、論理的思考力・応用力が必要です。
組み合わせて使う関数の技などになると、当然ながら関数を組み合わせられるだけの論理的思考力が必要になります。
また、難しい関数だけではなく、どのようにデータを分析するか、加工するかという事を考えるには、応用力も必要です。
さらに言えば、使いこなすためには、業務効率化を推し進める力が必要です。
この業務、もっと簡単に素早く出来ないかな?という思いからエクセルを使いこなすようになった経理の達人は多いのではないでしょうか。

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