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第21回 Sage50でレポート作成を簡単に!

(2012年12月の発行記事です)
経理を行っていると、決算業務が常についてまわります。月初の10日間ぐらいはとても忙しい日々を過ごすことになるのですが、今回は決算時に少しでも時間短縮ができるSage50の機能をご紹介したいと思います。Sage50にはとても多くのレポートがデフォルトで装備されています。Balance Sheet やIncome Statement はもちろんのこと、Sales JournalやCash Receipt JournalなどのAccounts Receivable 関連レポート、更には予算管理に活用できるレポートなども豊富に用意されています。Sage50のレポート機能では、表示される項目を限定したり追加したりするのはもちろんのこと、表示項目の並び替えやフォントの変更などのカスタマイズすることが可能です。頻繁に使用するレポートに関しては、カスタマイズをしたレポートを登録して、次に使用する場合には常にカスタマイズさしたフォーマットで表示させることも可能です。毎回レポートの表示内容を変更しているのでは面倒で仕方ありません。特に忙しい決算時に必ず使用するレポートは、カスタマイズした状態で「General Ledger for Closing」などの分かりやすい名前を付けて保存しておきましょう。こうすることで、繁忙期にレポートを加工したり変更したりする手間を省くことができます。

決算の最終段階として財務諸表作成と社内レポート作成作業が待っています。各会社によって作成するレポートの数や種類には差があるものの、Balance Sheet / Income Statement / General Leger / Sales Report / AR Aging Report などはどちらの会社でも必要な資料ではないでしょうか?社内レポートについては各会社でのフォーマットが決まっているため、経理システムから抽出するだけでは完結できず、元データから作りこみを行わないといけないケースが多いかと思います。この元データの抽出で少し楽をする機能がSage50にはあります。「Report Group」と呼ばれるものですが、事前にSage50から定期的に抽出しなくてはいけないレポートをグループ化しておき、いざレポート抽出を行う段階ではクリックひとつでグループ内にある全てのレポート抽出を自動で行ってくれるという機能です。例えば、先ほど挙げた5種類の決算資料を「Closing Reports」の名前でグループ化しておくと、クリックひとつで5つのレポートが自動的に抽出されます。グループ化していない場合には、各レポートを開いてExcelへExport、ひとつのレポートが終わったら次のレポートといった具合に5回この作業を繰り返す必要があります。自動的に全てのレポートをExcelへExportしてくれますので、ランチや会議に出るときにExportするよう指示しておくと、デスクに戻ったときにはレポート抽出が終わっています。このような使い方をすることで、少しでも決算での作業効率化を実現することが可能です。この機能は、レポートを選択する「Report & Forms」の画面で、メニューバーを見ると左から3つめに「Group」のアイコンがあります。このアイコンをクリックすると、どのレポートをグループ化したいのか選択する画面がポップアップしますので、あとは該当するレポートを選んで「Add」ボタンを押すだけです。全てのレポート選択が終了したら、「Save」アイコンを押してグループ名を指定すればグループの完成です。是非活用してみて下さい。

社内レポートの作成段階でもっと手間を省きたいと思っている方には、「Sage Business Intelligence」などのAdd-on機能もあります。毎月繰り返しの単純作業が多いレポート作成の場合には活躍できる可能性がありますので、一度Sage Groupのホームページで確認してみて下さい。

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