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第20回 Sage50で「エコ」!

(2012年11月の発行記事です)
Sage50 (旧Peachtree) にはさまざまな便利機能が装備されています。
なるべく多くの便利機能を習得することで、効率化や節約などを図ることが可能になります。今回は「エコ」をテーマにいくつかの便利機能を紹介したいと思います。

まずは「Attachments」です。今まで経理・会計で必要とされる伝票や関連書類は全て紙ベースでフォルダーなどにまとめて、キャビネットに保存するのが一般的なファイリング方法でした。実際の伝票は数年経つとダンボール箱に入れて、社外倉庫などで更に何年か保存されるというのが通例でした。Sage50には、チェックやセールスインボイスの入力に関連する資料を電子文書として入力画面に保存する機能があります。
例えば、今までカスタマーからのセールスインボイスを紙ベースでファイルしていたものを、PDFで直接Sage50内に電子文書として保存することを可能にします。 もともとカスタマーからのオーダーがE-mail を通してPDFやExcelなどで届いているのであれば、わざわざ紙にプリントアウトしてファイリングするのは無駄な作業です。Sage50に入力したら、そのPDFやExcelシートをそのままのフォーマットで入力画面に添付することで紙の節約にもつながります。
もちろん、社内ルールで承認サインがどうしても必要となる場合などには、紙ベースでのやり取りがかかせない可能性はありますが、その承認作業も電子ベースで行う事で、無駄を排除し効率化を図れるかも知れません。「Sales/Invoice」や「Purchase」など、ほとんどの入力画面の右上を見ると、「Attach」と書かれたペーパークリップのアイコンがありますので、そこをクリックすると添付したい資料をブラウズする画面がポップアップします。 後は、添付資料を選択してOKをクリックすれば終了です。
こうすることで、関連資料が半永久的に電子文書として保存できます。紙の使用量を減らして「エコ」を推進できます。

第11回の記事でも紹介した「Import機能」ですが、この機能を駆使することで「エコ」を推進することが可能です。
Import機能とは、CSVフォーマットで存在するデータをそのまま人間の手を介さず、Sage50に入力を行ってしまうと言うものです。
資料を見ながら手入力を行う従来の方法に比べて、入力ミスを減らしたり、時間の短縮を図れるのが大きなベネフィットといえるでしょう。この機能がどのように「エコ」つながるのか疑問に思われる方もいるかもしれませんが、データをImportすることで資料をプリントアウトする回数が格段に減るのです。
例えば、Payroll のJournal エントリーを手入力する際には、一度ExcelなどにJournalを作成して内容を確認後プリントアウトを行い、それを見ながらデータエントリーを行うのが通常の流れです。
しかし、Import機能を使用する場合、Excelから直接データを取り込みますので、わざわざJournalを紙にプリントアウトするプロセスを省くことができます。ちょっとしたことですが、積み重なると大きな効果をもたらす可能性が高いものです。 その他にも、「Online Bill Pay」と呼ばれるサービスを使用すると、チェック発行の必要がなくなり、「エコ」更には経費節減につなげることができます。
普段何気なく使用しているシステムですが、便利機能を習得することででさまざまな可能性が広がります。

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