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第18回 QuickBooksの複数人数で使用する②

(2012年9月の発行記事です)
第17回では、複数人数でQuickBooksを使用する際に安心して使用できる機能をご紹介しました。
第18回では、複数人数でQuickBooksを使用した際により便利になる機能についてご紹介いたします。

ドキュメントセンターで、資料の共有

第2回QuickBooks2012の新機能で簡単にご紹介した機能です。QuickBooksでは、各トランザクションやリストごとに、資料を添付する機能がついています。 クリップマークで「Attach」と書かれたアイコンをクリックするとドキュメントセンターにつながり、資料を添付したり、添付された資料を見ることが出来ます。資料が添付されていると、クリップマークが緑色に変わります。

トランザクションの使用例ですと、

・サインの入ったPOをスキャンしてQuickBooksのPOに添付する
・請求書をスキャンしてQuickBooksのBillに添付する
・顧客から受け取った小切手をスキャンしてQuickBooksのReceive Paymentに添付する
・Shipping SlipをQuickBooksのInvoiceに添付する
・会計士からの調整入力資料をQuickBooksのJournal Entryに添付する
・月末調整のバンクアップ資料をQuickBooksのJournal Entryに添付する

リストの使用例ですと、

・商品の写真をQuickBooksのItemに添付する
・資産購入時の稟議書、資産登録申請書、請求書のスキャンや減価償却のスケジュールエクセルをQuickBooksのFixed Asset Itemに添付する
・取引先からのW9をQuickBooksのVendor Nameに添付する
・顧客からのResale CertificateをQuickBooksのCustomer Nameに添付する

アクセス権のある方が、QuickBooksのデータから各データにアクセスすることが出来るようになりますので、さらなる情報の共有が可能になります。
また、複数人数アクセスをしていない場合でも、この機能を使用することで、キャビネットの中を探したり、紙で部屋がいっぱいになったりする事が減るのではないでしょうか。全てのデータに添付する事はかなりの労力が必要ですが、重要な書類や将来振り返る可能性の高いもののみを抽出して添付すると便利です。 また、従業員の経費精算書などを細かく入力することをやめ、勘定科目ごとの合計金額をQuickBooksに入力し、その変わりに経費精算書を添付するという事で、入力時間短縮になる事もあるかもしれませんね。

▼ Attachされると、このようにクリップが緑になります。

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▼ 緑のクリップをクリックすると、添付された資料を見ることができます。

資料追加には、太い矢印に資料をドロップするだけです。

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複数人数とカレンダーのTo Do Listの共有

QuickBooksのカレンダー機能を使用することで、To Do Listの共有ができます。To Do設定には、To Doのタイプ(Task / Call / Fax / E-mail / Meeting / Appoinement / Task)、優先度(Low / Mid / High)、顧客・ベンダー名の選択、 日付、時間、詳細、ステイタス(Active / Inactive / Done)などを記載することが可能ですので、To Doを複数人数で管理するのに便利な機能です。 また、カレンダーにはTo Doのみではなく、何件のデータが入力されているかなども表示されます。

▼ カレンダーサンプル画面

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