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第17回 QuickBooksの複数人数で使用する①

(2012年8月の発行記事です)
QuickBooksに複数人数でアクセスをすることにより、データの一元管理及び業務効率化を図ることができます。 営業がSales Invoiceを入力し、経理がSales Invoiceの発行と入金処理をするなどが可能になります。「Pro」では3名まで「Premier」では5名までが1つのカンパニーデータに同時にアクセスすることができます。「Enterprise Solutions」ではさらに30名までが同時アクセスをすることができます。 そこで、今回は複数人数でQuickBooksを使用する際に安心して使用できる機能をご紹介します。

【複数人数での使用とアクセス制限】

複数人数使用で心配になるのが、QuickBooksのデータをQuickBooksにアクセスできるスタッフが見られてしまうことです。
そのような心配は、QuickBooksのアクセス制限機能を活用することで、ある程度取り除くことができます。例えばQuickBooks Premier・Proの場合、下記の8つの項目についてのアクセス権限を選択できます。そのため、各スタッフの業務内容に沿った権限のみを与えることで、必要のないデータにアクセスすることを避けることが出来ます。さらに、アクセス権限がある項目については、作成・印刷・レポート閲覧の3つの権限をつけることができ、トランザクションの削除・修正の権限も選択できます。スタッフがデータの変更や削除をできないように設定し、必要に応じて権限のある人が修正を行うなどの分担が可能になります。

1. 売上・売掛金 売上請求書・レシート・見積・SOの作成/支払受取入力/顧客情報の閲覧/売掛残高表の閲覧 など
2. 購入・買掛金 請求書及び支払い入力/クレジットカード請求入力/POの作成/業者情報の閲覧/買掛残高表の閲覧 など
3. 銀行・クレジットカード 小切手発行/入金処理/クレジットカード請求入力 など
4. 在庫 PO入力/商品受取入力/在庫調整/在庫表の閲覧 など
5. タイムトラッキング タイムシート入力/タイムレポートの閲覧 など
6. 給与・従業員 給与支払/給与税書類の出力・支払/従業員情報の閲覧/給与関連レポートの閲覧 など
7. センシティブな会計活動銀行間送金記帳/一般仕訳記入/オンラインバンキング など
8. センシティブな財務レポート財務諸表を含むレポート各種

【複数人数での使用とAudit Trailレポート】

複数人数でQuickBooksにデータを入力した場合、誰が何を入力し、誰が何を修正したのか分からなくなるので1人で入力しているという声を聞きます。そのような場合には、Audit Trailレポートというレポートを使用してみてください。Audit Trailレポートでは、誰がいつどのようにデータを入力したのが、修正したのかを見ることが出来ます。1つのトランザクションの変化が時系列に並んで出てきます。 また、誤って消してしまったデータを復元したい時にもAudit Trailは活躍します。削除したデータについても、トランザクションの変化が時系列に並んで出てきますので、削除する前のデータを見ることが出来ます。そのデータを復活させることは出来ないのですが、データをその通りに再入力することは可能です。Audit Trail Reportでは、変更された箇所が太字で表記されていますので、修正箇所が一目瞭然ですね。

▼ Audit Trailのサンプル画面

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【各従業員のIDとパスワード設定】

複数人数で使用する場合に限りませんが、複雑なパスワード設定とパスワードの定期的な変更をお勧めしています。自分1人で使用している場合は、自分で複雑なパスワード設定をしたり定期的に変更をする事は可能ですが、複数人数で使用している場合には他のスタッフにもお願いしたいですよね。この場合、Customer Credit Card Protectionという機能を使用することで、複雑なパスワード設定と90日ごとのパスワード変更を自動的に行う事が可能です。この機能は、顧客のクレジットカード情報のコンプライアンスのためにある機能ではありますが、クレジットカード以外でも、QuickBooksのデータは重要な情報が多いので、この機能を使用されることをお勧めします。CompanyのヘッダーからCustomer Credit Card Protectionを選ぶことができます。

▼ Customer Credit Card Protectionの画面

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複雑なパスワードの定義:
・7文字以上
・数字が1つ以上
・大文字が1つ以上
例)4seCurity

▼ 最低限の複雑さがなかった場合、注意が出ます。

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