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第16回 自営業。それでも経理システムを使う利点

(2012年7月の発行記事です)
今まで、企業様向けにこのコラムを書いてきましたが、今回は自営業の皆様向けにお話をしたいと思います。
自営業の皆様は経理を兼務している方が多いと思います。そのため、タックスリターンの時期にあわててレシートと格闘しているのを見かけます。是非、そのような皆様にも日頃からQuickBooksを使用することをお勧めします。 QuickBooks Proであれば、1度購入すれば2~3年は使用できますし、いろいろな機能を兼ね備えていることを考えると、お値段も高くないのではないでしょうか。

【顧客情報管理】

顧客の情報を入れることができ、ラベル作成なども出来ます。
ホリデイシカードを送る為に、エクセルに名前や住所などを慌ててまとめていませんか?
日々、入力していくことで、そのような時間も短縮できます。

【売上・入金】

お客様への見積もりや売上伝票をエクセルで作っていませんか?
QuickBooksで見積もりや売上伝票を作成することで、入金管理まで簡単に出来ます。
また、顧客情報の履歴として残るので、過去に遡ることも簡単です。

【ベンダー情報管理】

発注をするとき、過去のPurchase Orderや請求書を探し、金額や連絡先の確認などをしていませんか?
QuickBooksを使用していれば、データの中を検索するだけです。

【クレジットカード使用】

クレジットカードは、個人のものと仕事用できちんと別けましょう。
そして、仕事用のクレジットカードを使用した場合に、QuickBooksに使用登録して行く事で、 クレジットカードのステイトメントとの付け合せが可能です。
最近では、オンラインにつなげて、データをダウンロードすることができるクレジットカードもあります。 

【支払い】

小切手を一々書いて送るのが面倒な人は、Bill Pay Serviceを使用することで、QuickBooksにデータを入れて送信するだけで、QuickBooksが支払いを行ってくれます。(一部銀行に限る。) また、QuickBooks用の小切手を購入すれば、手書きで書く必要なく小切手を印刷することが可能です。

【在庫管理】

売上や支払いをQuickBooksで行う事で、在庫管理も出来るようになります。
商品であるItemを登録することで、商品の出入りが売上や支払い時に自動的に管理されます。

【銀行入出金管理】

1ヶ月に1度、銀行のステイトメントと入金・出金データを照らし合わせます。
入力漏れやミスを防ぐことが出来ます。
このようにQuickBooksには便利な点が多くありますので、日々の入力は必要ですが、結果的に楽できるかもしれません。
また、様々なレポートから、経営状況を分析することができたり、過去のデータを確認する事ができますので、経営戦略も立てやすくなりますね。設定はとても簡単で、ソフトウェアをインストールしたら、Start Interviewに沿って会社のファイルを作成します。Helpの中にQuickBooks Learning Centerがありますので、使用方法を学ぶことが出来ます。

▼ Start Interviewの最初の画面

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▼ QuickBooks Learning Centerの画面

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