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第14回 QuickBooks2012の新機能

(2012年5月の発行記事です)
QuickBooksは、毎年、年末に新しいバージョンを発表しています。
新しいバージョンには、新しい機能が追加されます。あまり必要のない機能であればバージョンを変える必要はありませんが、
時には業務効率をぐっとアップできるような機能が追加される事があります。
もちろん、QuickBooksをどのように使用しているかで、その機能が重要かどうかは違います。
今回はQuickBooks2012の新機能で、これは便利!というものをご紹介します。

【エクセルシートのリフレッシュ機能】

QuickBooksのレポートからエクセルに簡単にデータをエクスポートできるのは、QuickBooksの魅力です。さらに魅力的なことに、一度エクスポートをして保存したエクセルデータをリフレッシュする機能が加わりました。 QuickBooksのデータが変更した場合、今まではレポートをQuickBooksから毎回エクスポートしなければいけませんでしたが、 この機能では、エクセルからリフレッシュができるのです。 行を結合させたり、動かしたりなどは出来ませんが、ある程度の加工にも対応が可能です。

【リードセンター(Lead Center)機能】

経理とはあまり関係ない機能なのですが、見込み客のトラッキングなどを行える機能です。 コンタクト先の記入、日付ごとのメモ、To Do Listトラッキングを行うことが出来ます。 顧客となった時には、簡単に顧客リストに移すことができます。見込み客のレベルを「Hot」「Warm」「Cold」などに分けることができますので、効率良くアプローチが出来ますね。

【ドキュメントセンター機能】

各トランザクションに資料を添付することが出来る機能です。以前までも、Attached Documentsなどのサービスがありましたが、 QuickBooks2012より、オンラインではなく、ハードドライブのローカルにファイルを保管することが出来るようになりました。これにより、請求書やベンダーのW9、様々なデジタル資料とQuickBooksの中のデータをリンクすることが出来るようになりました。

【クレジットメモを簡単に作成】

クレジットメモを発行したいインボイス画面を開いた状態からクレジットメモを作成できるようになりました。

【支払い操作が簡単に】

請求書(Bill)画面からそのまま支払い(Pay Bill)画面に飛べるようになりました。

【シッピングマネージャーにUSPSを追加】

今までFedExとUPSのみのサービスでしたが、USPSの機能が追加されました。これにより、USPSのシッピングラベル印刷やシップメントのトラッキングなどをQuickBooksから可能になりました。

【インベントリー(在庫)センター機能(Premier以上)】

カスタマーセンターやベンダーセンターのように、インベントリーにもセンターが設けられました。これにより、在庫の状況を確認しやすくなりました。また、各アイテムごとに注釈を記入できるようになりました。 この注釈にはかなり長い文章を記入できますので、とても便利です。

▼ インベントリーセンターのサンプル

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